Sistema de Controle de Treinamentos de Colaboradores
Saiba em tempo real quais colaboradores estão com treinamentos vencidos, quais estão próximos do vencimento e quais estão em dia. Sem planilha, sem surpresa em auditoria.
Sua empresa ainda gerencia qualidade assim?
Se algum desses pontos soa familiar, o risco aparece na próxima auditoria.
Documentos espalhados em pastas no Drive sem controle de versão
Fluxogramas de processo feitos no PowerPoint e nunca atualizados
Não-conformidades anotadas em papel sem plano de ação rastreável
Indicadores de qualidade calculados manualmente em planilha
Aprovações de documentos por e-mail sem histórico confiável
Auditoria chegando e o time correndo atrás de evidências
Por que o controle de treinamentos em planilha não funciona mais
A maioria das empresas controla os treinamentos dos colaboradores em planilhas do Excel. No começo funciona. Com o tempo, a planilha cresce, as datas ficam difíceis de acompanhar, alguém esquece de atualizar após uma renovação e a empresa chega à auditoria descobrindo que três colaboradores estão com NR vencida há meses. O risco não é só de não-conformidade: é operacional.
O sistema de controle de treinamentos da Antartis foi desenvolvido para eliminar esse risco. Cada colaborador tem um perfil com todos os treinamentos registrados: data de realização, data de vencimento, certificado digitalizado e situação calculada automaticamente. O sistema compara as datas com o calendário atual e classifica cada colaborador com uma cor: verde para em dia, amarelo para vencimento em até 30 dias, laranja para vencimento em até 7 dias e vermelho para já vencido.
Alertas antes do problema acontecer
O diferencial do sistema não é só registrar o que aconteceu, é avisar antes que o prazo vença. Gestores e responsáveis pelo RH recebem alertas de vencimento com antecedência configurável. Isso permite programar as renovações dentro do calendário da empresa, sem correria de última hora e sem colaborador inapto trabalhando sem perceber.
Matriz de aptidão por função
Além do controle individual, o sistema cruza os treinamentos realizados com as exigências de cada função. O resultado é uma matriz de aptidão que mostra quais colaboradores estão habilitados para cada atividade e quais não estão, com o motivo exato: treinamento ausente, vencido ou certificado não registrado. Isso vai além do que qualquer planilha consegue entregar.
O sistema suporta tanto colaboradores CLT quanto prestadores de serviço (PJ), cada um com seus campos específicos. Certificados são anexados diretamente ao registro do treinamento, em PDF ou imagem, ficando disponíveis para consulta a qualquer momento, inclusive durante auditorias externas.
Quer saber como isso funciona para o seu processo?
O que está incluído no Sistema de Controle de Treinamentos de Colaboradores
Módulos integrados que cobrem todo o ciclo do SGQ, do controle de documentos aos indicadores de qualidade.
Controle de Documentos
Procedimentos, instruções e registros versionados com aprovação digital e histórico completo. Nunca mais documento desatualizado em produção.
Mapeamento de Processos
Fluxogramas colaborativos vinculados a documentos e responsáveis. Processos visíveis, organizados e sempre atualizados.
Não-Conformidades
Registro com fotos e classificação de gravidade. Planos de ação com responsáveis, prazos e acompanhamento de reincidências.
Indicadores de Qualidade
Dashboards automáticos com taxa de defeitos, conformidade e tendências. Sem planilha, sem cálculo manual.
Auditorias Internas
Checklists digitais, atribuição de auditores e relatório de resultados gerado automaticamente ao final.
Ciclo de Aprovação ISO
Fluxo completo: Rascunho, Em revisão, Em aprovação, Vigente e Obsoleto. Rastreabilidade total para certificações.
O que muda na prática com o Sistema de Controle de Treinamentos de Colaboradores
Controle de versão automático em todos os documentos
Ciclo de aprovação com assinatura digital rastreável
Fluxogramas sempre atualizados e acessíveis para toda a equipe
Registro de não-conformidades com fotos e evidências digitais
Indicadores calculados automaticamente, sem planilha manual
Auditorias internas com relatório gerado no próprio sistema
Acesso por perfil: quem visualiza, quem revisa, quem aprova
Histórico completo de todas as ações para auditorias externas
Alertas automáticos de vencimento de revisão de documentos
Compatível com os requisitos documentais da ISO 9001:2015
Como funciona a implementação
Do levantamento inicial à operação, acompanhamos cada etapa.
Levantamento
Entendemos sua operação, normas aplicáveis, documentos existentes e os pontos críticos do processo de qualidade atual.
Configuração
Ativamos e configuramos os módulos conforme o levantamento: categorias de documento, aprovadores, ciclos e indicadores.
Migração e treinamento
Importamos os documentos existentes, treinamos o time e acompanhamos as primeiras semanas de operação.
Operação e evolução
Sistema em produção com suporte contínuo. O SGQ cresce e evolui junto com a empresa.
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Perguntas frequentes
Dúvidas que surgem antes de contratar um sistema SGQ.
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